Sommeren of aanmanen op het briefpapier van de gerechtsdeurwaarder.

Onze salesmanager Roy Beerens, heeft onlangs in een blog aandacht geschonken aan het begrip ‘profit letter’. Dit blog willen wij u niet onthouden, omdat de inhoud antwoord geeft op de vraag of en zo ja, in hoeverre, een incassobureau of gerechtsdeurwaarder haar briefpapier met logo aan haar klanten ter beschikking mag geven.

Sommeren of aanmanen op het briefpapier van de gerechtsdeurwaarder.

Aug 19, 2015 , Roy Beerens

Wanneer jouw opdrachtgever niet betaalt, kan het helpen om het logo van de gerechtsdeurwaarder mee te nemen in de sommatie of aanmaning. Dit logo  kan een versterkend effect hebben. Vreemde ogen dwingen, toch? Hier zijn echter wel spelregels aan verbonden. Regelmatig merk ik dat men niet bekend is met deze regels. Een goede reden om dit eens uit te leggen.

Vaak wordt gebruikgemaakt van een vignet (sticker). Een andere mogelijkheid is het gebruiken van briefpapier van een incassobureau of gerechtsdeurwaarder. In ons vak spreekt men dan van een ‘profit letter’, of in geval van een  ingebrekestelling bij particulieren van de zogenaamde ‘14-dagen brief’. Voor het gemak  zal ik hier alleen spreken over de profit letter.

Profit letter
Bij een profit letter gebruikt een opdrachtgever het briefpapier van een gerechtsdeurwaarder om sommaties te versturen, nog voordat er extra kosten aan de klant-debiteur in rekening worden gebracht. Omdat de naam en het logo van een incassopartner een afschrikkende werking kunnen hebben, wordt er vaak voor gekozen om op deze wijze klant-debiteuren aan te schrijven. Belangrijk is overigens wel dat het in dit geval om het versturen van sommaties gaat. De opdrachtgever verzoekt haar klant-debiteur tot betaling over te gaan, niet de gerechtsdeurwaarder. Bovendien ligt er geen vonnis aan ten grondslag. Een handig middel om in te zetten. Maar wat kan wel en wat niet?

Wat kan wel en wat niet?
Om een goed beeld te krijgen van de regels voor gerechtsdeurwaarders heb ik navraag gedaan bij mijn collega Wilbert van de Donk, bestuursvoorzitter van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG). Hij gaf mij aan dat er een aantal spelregels zijn, die van toepassing zijn voor het gebruik hiervan. Daarmee geeft hij aan dat een opdrachtgever wel op het briefpapier van een gerechtsdeurwaarder mag sommeren, maar onder een aantal voorwaarden. Hiermee waarborgt de KBvG dat er niet in strijd met de regels van het deurwaardersambt wordt gehandeld. Het gaat hierbij om de volgende voorwaarden:

  • De controle over de inhoud van deze brief ligt in zijn geheel bij de gerechtsdeurwaarder. Zijn naam en logo staan immers op de profit letter.
  • De gerechtsdeurwaarder is verplicht zelf een dossier aan te maken.
  • Het kan zijn dat een klant-debiteur het niet eens is met de vordering. Op de profit letter zal dan ook duidelijk moeten worden vermeld dat er een mogelijkheid is om binnen de betalingstermijn een onderbouwd verweer te voeren.
  • Ook de verantwoordelijkheid over de communicatie ligt bij de gerechtsdeurwaarder. Komen er reacties op een profit letter dan is het aan de gerechtsdeurwaarder om de communicatie verder te verzorgen.

Het komt er op neer dat een gerechtsdeurwaarder verantwoordelijk blijft over zijn eigen correspondentie. In augustus 2010 zijn hierover uitgangspunten door de KBvG vastgelegd. Iedere gerechtsdeurwaarder dient te handelen naar deze uitgangspunten. Een goede ontwikkeling, omdat men zo kan waarborgen dat klant-debiteuren op een juiste manier worden gesommeerd.

Wat als je samenwerkt met een incassobureau?
De KBvG is de beroepsorganisatie voor gerechtsdeurwaarders en dus niet voor incassobureaus. Binnen de incassobranche is op dit moment geen beroepsorgaan actief. Wel is er de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI). Dit is een brancheorganisatie van en voor incassobureaus die maatschappelijk verantwoorde incasso als doel hebben. Zij geeft aan dat ongeveer 70 procent van alle incassobureaus bij het NVI is aangesloten. Deze incassobureaus dragen een keurmerk dat wordt gecontroleerd door een onafhankelijk keurmerkinstituut. Het omgaan met profit letters valt binnen de gedragscode die door de NVI is opgesteld. Bij profit letters wordt alleen gesteld dat er een schriftelijke overeenkomst aan ten grondslag moet liggen.

Voldoet jouw werkwijze aan de regels?
Kortom: de gerechtsdeurwaarder is dus zelf verantwoordelijk voor de toezicht op het correct gebruik van profit letters. Is dit niet het geval dan kan dit bij verweer van een klant-debiteur tot problemen leiden. Ook bij incassobureaus is het belangrijk dat ze toezicht blijven houden op een juist gebruik van profit letters. Het niet juist gebruiken kan leiden tot verliezen van de certificering.

Ik raad iedereen aan om kritisch te zijn bij het inzetten van deze manier van sommeren. Zorg dat je afspraken maakt die voldoen aan de regels en dat deze afspraken schriftelijk worden vastgelegd. Werk je al met profit letters? Ben dan kritisch op de manier waarop je deze inzet. Ik hoop dat dit artikel je hierbij helpt.

Heb je nog vragen over het inzetten van profit letters of aanmaningen? Aarzel dan niet om contact met mij op te nemen. Ik geef je graag advies hierover.